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Thesen zur Einführung von Dokumentationssystemen auf der Grundlage von Informationstechnik[1] Edit

Thomas Tunsch

Aufgabe von Dokumentationssystemen Edit

Die in den Museen vorhandenen Dokumentationssysteme dienen dazu, die spezifischen Aufgaben der Organisation (Sammeln, Bewahren, Erforschen, Ausstellen) zu erfüllen. Sie werden von den in den Sammlungen tätigen Personen erstellt, gepflegt (geändert, ergänzt, gelöscht) und als Informationsquelle genutzt. Informationstechnische Systeme müssen diese Aufgabe besser und schneller lösen können und in einem planbaren Zeitraum die konventionellen Dokumentationssysteme weitgehend ablösen. Dabei können weniger wichtige Teile der konventionellen Dokumentationssysteme als geschlossene (historische) Informationsquellen erhalten bleiben, wenn dies die Effektivität des Gesamtsystems nicht wesentlich herabsetzt.

Charakter von Informationen und ihren Beziehungen Edit

Die in der Dokumentation enthaltenen Informationen werden in Quantität, Qualität, Struktur und ihren Beziehungen zueinander von den verwendeten Dokumentationsmitteln und den handelnden Personen bestimmt. Die Einführung von informationstechnischen Dokumentationssystemen verändert dieses Beziehungsgefüge vor allem dadurch, daß andere und mehr Möglichkeiten der Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe von Informationen bestehen und daß dadurch ein weitaus höheres Niveau der Organisation notwendig wird.

Notwendigkeit der Zustandsanalyse Edit

Eine direkte (1:1) Umsetzung der vorhandenen (konventionellen) Dokumentationssysteme wäre nicht nur uneffektiv sondern im Hinblick auf die andere Qualität der inneren Struktur[2] elektronischer Systeme auch kontraproduktiv. Es ist daher notwendig, die vorhandenen (konventionellen) Dokumentationssysteme qualitativ und quantitativ zu analysieren und sie zu den Anforderungen und der organisatorischen Struktur in Beziehung zu setzen. Die Abstraktion von den konkreten Bedingungen sollte vor allem das Ziel haben, Informationsbeziehungen zu definieren, zu gewichten und Wege zu ihrer Optimierung zu suchen.

Datenmodell Edit

Die in einem informationstechnischen Dokumentationssystem verwendeten Daten müssen definiert und anhand eines Datenmodells in sinnvolle, den Anforderungen der Museumsarbeit genügende Beziehungen untereinander und zu den Schnittstellen des Dokumentationssystems (Objekte, Abläufe, Personen) gesetzt werden. Semantische Genauigkeit einerseits und definierte Bezüge zu den praktischen Erfahrungen in den Museen andererseits sichern dabei Solidität und Flexibilität in der Anwendung gleichermaßen.[3]

Einführung Edit

Die Einführung informationstechnischer Dokumentationssysteme ist sorgfältig zu planen, verantwortlich zu begleiten und zu dokumentieren. Dabei ist eine sinnvolle Kompetenzverteilung durch differenzierte Verantwortungsebenen und entsprechende Schulungsmaßnahmen zu erreichen.

Sicherung der Konsistenz Edit

Durch kontinuierliche Prüfung der Effektivität und kompetente Systemadministration sind sowohl die innere Konsistenz als auch die Beständigkeit gegenüber den gültigen Datenmodellen zu sichern. An Veränderungen der informationstechnischen Systemen sind hinsichtlich der Planung, Durchführung, Kontrolle und Dokumentation die gleichen Maßstäbe anzulegen wie bei ihrer Einführung.

Datenaustausch Edit

Der definierte und dokumentierte Bezug zu international anerkannten Datenmodellen ist die Voraussetzung für effektiven und kontinuierlichen Datenaustausch. Dabei sind Museen als die Verwalter der Quellen in besonderer Weise verpflichtet, Informationen bereitzustellen.

Weiterentwicklung Edit

Die in der Anwendung informationstechnischer Systeme gewonnenen Erfahrungen sind kontinuierlich zu dokumentieren und für die Weiterentwicklung des Datenmodells möglichst vollständig zu nutzen. Bezüge zu übergeordneten Datenmodellen sind dabei zu erhalten oder kontrolliert anzupassen. Bei der Umsetzung von Weiterentwicklungen in informationstechnischen Systemen sind hinsichtlich der Planung, Durchführung, Kontrolle und Dokumentation die gleichen Maßstäbe anzulegen wie bei ihrer Einführung.

Anmerkungen Edit

  1. vgl. Informationstechnik in Wikipedia
  2. z.B.: strenge logische Abhängigkeiten statt gewohnter Unschärfen; der für den Nutzer kaum mögliche Blick auf das Gesamtsystem (bei konventionellen Systemen oft durch jahrzehntelange Erfahrung gegeben)
  3. Das derzeit fortgeschrittenste Datenmodell, das als Maßstab einer Anwendung auf die konkreten Verhältnisse in den Sammlungen dienen kann, ist das objektorientierte Datenmodell der CIDOC (vgl. CIDOC Conceptual Reference Model in Wikipedia, CIDOC Conceptual Reference Model in der englischen Wikipedia, CIDOC Conceptual Reference Model im MuseumsWiki)

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